Mithilfe von Mail-Merge-Tags können Sie Ihre E-Mail individuell an jeden Empfänger anpassen. Wenn die Nachricht gesendet wird, ersetzt Direct Mail die Tags durch Daten aus der Mailing-Liste, sodass jeder Empfänger eine speziell an ihn angepasste E-Mail erhält. Personalisierte E-Mails werden mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit geöffnet und gelesen, dies kann also ein sehr wirksames Mittel sein, um Empfänger besser zu erreichen.
So fügen Sie Ihrer Nachricht Mail-Merge-Tags hinzu:
- Gehen Sie zum Tab „Nachrichten“.
- Wählen Sie die Stelle in der Nachricht, an der Sie das Mail-Merge-Tag einfügen möchten.
- Klicken Sie auf das Einblendmenü „Inhalt einfügen“ und wählen Sie das gewünschte Mail-Merge-Tag.
Das Ergebnis in der Vorschau ansehen
In der Vorschau können Sie sehen, wie die personalisierte E-Mail aussehen wird, wenn der Empfänger sie öffnet:
- Gehen Sie zum Tab „Adressen“.
- Wählen Sie einen Empfänger.
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Vorschau“.
Das Vorschau-Fenster wird geöffnet. Die Nachricht wird für den ausgewählten Empfänger personalisiert, d. h. die Mail-Merge-Tags werden durch Inhalt ersetzt. In der Symbolleiste können Sie mit den Tasten über „Nächste/vorherige Adresse“ nacheinander zwischen den Empfängern auf der Mailing-Liste wechseln.
Beispiel
Eine gängige Anwendung für Mail-Merge-Tags besteht darin, den Vornamen des Empfängers in den Betreff oder Text einer E-Mail einzufügen. Wenn der Vorname des Empfängers in der Betreffzeile erscheinen soll, geben Sie Folgendes ins Feld „Betreff“ ein:
Neuigkeiten für [first name]
Wenn der Empfänger „Ralf“ heißt, sieht er in seinem Posteingang folgenden Betreff:
Neuigkeiten für Ralf
Definitionen von Mail-Merge-Tags
| [unsubscribe url] | Die URL der Abmelde-Webseite (wird von Direct Mail automatisch für Sie gehostet) |
| [update email address url] | Die URL einer Webseite, auf der Empfänger ihre E-Mail-Adresse aktualisieren können (wird von Direct Mail automatisch für Sie gehostet) |
| [web version url] | Die URL zur Web-Version Ihrer E-Mail (wird von Direct Mail automatisch für Sie gehostet) |
| [twitter share url] | Ein Link zur Web-Version der E-Mail, der auf Twitter gepostet werden kann |
| [facebook share url] | Ein Link zur Web-Version der E-Mail, der auf Facebook gepostet werden kann |
| [full name] | Der vollständige Name des Empfängers. Für den vollständigen Namen werden die Inhalte der Felder „Vorname“ und „Nachname“ kombiniert. Wenn für den Empfänger kein Vor- oder Nachname angegeben ist, wird stattdessen der Wert aus dem Feld „Firmenname“ verwendet. |
| [first name] | Der Vorname des Empfängers |
| [last name] | Der Nachname des Empfängers |
| [company name] | Der Name des Unternehmens des Empfängers |
| [email address] | Die E-Mail-Adresse des Empfängers |
| [custom 1], [custom 2] usw. | Der Wert aus dem Feld „Eigenes 1“ (oder 2, 3 usw.) zu diesem Empfänger |
| [custom 1 long date], [custom 2 long date] usw. | Der Wert aus dem Feld „Eigenes 1“ (oder 2, 3 usw.) zu diesem Empfänger, aber als „langes“ Datum formatiert. Wenn im Feld „Eigenes 1“ zu diesem Empfänger beispielsweise 19.01.2015 angegeben ist, ergibt das Mail-Merge-Tag etwa „19. Januar 2015“. |
| [custom 1 short date], [custom 2 short date] usw. | Der Wert aus dem Feld „Eigenes 1“ (oder 2, 3 usw.) des Empfängers, aber als „kurzes“ Datum formatiert. Wenn im Feld „Eigenes 1“ zu diesem Empfänger beispielsweise 19.01.2015 angegeben ist, ergibt das Mail-Merge-Tag etwa „19.01.15“. |
| [long date] | Das aktuelle Datum zum Zeitpunkt des Sendens im „langen“ Format |
| [short date] | Das aktuelle Datum zum Zeitpunkt des Sendens im „kurzen“ Format |
| [long time] | Die aktuelle Uhrzeit zum Zeitpunkt des Sendens im „langen“ Format |
| [short time] | Die aktuelle Uhrzeit zum Zeitpunkt des Sendens im „kurzen“ Format |
| [day] | Der aktuelle Wochentag zum Zeitpunkt des Sendens |
| [date] | Der Tag des aktuellen Datums zum Zeitpunkt des Sendens |
| [month] | Der Monat des aktuellen Datums zum Zeitpunkt des Sendens (als Zahl) |
| [month name] | Der Name des aktuellen Monats zum Zeitpunkt des Sendens |
| [year] | Das aktuelle Jahr zum Zeitpunkt des Sendens |
Fallback-Werte verwenden
Sie können einen „Fallback“-Wert angeben, der verwendet wird, wenn in der Mailing-Liste ein Wert fehlt. Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten folgende Nachricht senden:
„Hallo [first name], wir haben Neuigkeiten für dich!“
Möglicherweise sind nicht bei allen Personen in Ihrer Mailing-Liste ein Vorname angegeben. Wenn kein Fallback-Wert angegeben ist, werden einige Nachrichten letztendlich wie folgt aussehen:
„Hallo , wir haben Neuigkeiten für dich!“
Das überflüssige Leerzeichen sieht nicht sonderlich elegant aus. Mit einem Fallback-Wert erreichen Sie ein besseres Ergebnis, z. B. so:
"Hallo [first name,fallback=lieber Abonnent], wir haben Neuigkeiten für dich!“
Auf diese Weise werden Nachrichten an Empfänger, für die kein Vorname angegeben ist, so angezeigt:
„Hallo lieber Abonnent, wir haben Neuigkeiten für dich!“
Dies wirkt besser.
Mail-Merge-Tags in URLs verwenden
Fortgeschrittene Benutzer können Mail-Merge-Tags sogar in URLs verwenden. Die URL kann Benutzer beispielsweise auf ein Web-Formular weiterleiten, das mit Mail-Merge-Daten vorausgefüllt ist (wie dem Namen oder der E-Mail-Adresse). Um Mail-Merge-Tags in einer URL zu verwenden, stellen Sie dem Inhalt des Tags „uri:“ voran, z. B. [uri:first name] oder [uri:email address]. Daran erkennt Direct Mail, dass der eingefügte Text so zu kodieren ist, dass er in einer URL richtig funktioniert.
Mail-Merge-Tags in der Web-Version Ihrer Nachricht
Solange Sie diese Funktion nicht deaktivieren, erstellt und hostet Direct Mail automatisch eine Web-Version gesendeter Nachrichten. Bei Erstellen der Web-Version verarbeitet Direct Mail nach wie vor die Mail-Merge-Tags, aber der hierzu verwendete „Empfänger“ besitzt keine Werte für Vor- und Nachnamen oder die E-Mail-Adresse. Wenn Ihre Nachricht also den Text „Hallo [first name],“ enthält, wird er lediglich als „Hallo ,“ angezeigt (ohne Vornamen). Wenn dies in Ihrer Nachricht zu einem Problem führt, verwenden Sie wie oben beschrieben Fallback-Werte.
Mail-Merge-Tags mit Datumsangaben
Wenn Ihre Kampagne gesendet wird, werden datumsbasierte Mail-Merge-Tags unter Berücksichtigung der Zeitzone und der Formatierungsoptionen verarbeitet, die in den Projekteinstellungen festgelegt sind. Standardmäßig werden die Einstellungen genutzt, die in den macOS-Systemeinstellungen unter „Sprache & Region“ eingestellt sind. Wenn Ihre Region während des Sendens auf Hongkong eingestellt ist, werden Tags mit Datumsangaben in chinesischer Formatierung dargestellt, etwa so: 2015年1月19日