Eines der Rechte, das EU-Bürgern durch die DSGVO gewährt wird, ist das Auskunftsrecht, d. h. EU-Bürger haben das Recht zu erfahren, welche Daten über sie selbst verarbeitet werden und zu welchem Zweck. Wenn Sie von einem Ihrer Abonnenten eine rechtmäßige Anfrage erhalten, können Sie mit der Funktion für persönliche Daten von Direct Mail einen Bericht erzeugen, der Sie beim Formulieren einer Antwort unterstützt:
- Öffnen Sie Direct Mail.
- Wählen Sie in der Menüleiste oben im Bildschirm „Window“ > „Persönliche Daten“.
- Geben Sie in das Suchfeld oben im Fenster die E-Mail-Adresse der betroffenen Person ein.
Nach einem Augenblick wird in dem Fenster ein Bericht angezeigt. Der Bericht enthält alle persönlichen Daten (d. h. E-Mail-Adresse, Namen, IP-Adressen usw.), die mit der angegebenen E-Mail-Adresse in Verbindung stehen. Der Bericht umfasst die Daten des aktuell geöffneten Direct Mail Projekts sowie Informationen, die sicher auf unseren Unternehmensservern gespeichert sind und sich auf das Projekt beziehen.
Bereitstellen des Berichts
Bitte geben Sie den Bericht mit Bedacht weiter, da er persönliche Daten zur betroffenen Person enthält. Stellen Sie sicher, dass der Bericht tatsächlich von der betroffenen Person selbst angefordert wurde und nicht von jemanden, der sich als sie ausgibt.
Sie können den Bericht mithilfe der Funktionen „Als PDF sichern“, „Drucken“ und „Bereitstellen“ weitergeben.
Den Bericht anpassen
Standardmäßig enthält der Bericht alle 15 „Eigene“-Spalten, da Direct Mail davon ausgehen muss, dass darin persönliche Daten zur betroffenen Person eingetragen sind. Wenn in einigen dieser Spalten nicht-persönliche Daten zur betroffenen Person eingetragen sind, die nicht im Bericht aufgeführt werden müssen, können Sie sie aus dem Bericht ausschließen. So geht‘s:
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Bereitstellen-Button.
- Entfernen Sie das Häkchen aller Spalten, die im Bericht nicht berücksichtigt werden müssen:
- Klicken Sie auf „OK“.
- Erzeugen Sie den Bericht.